Расширенный фильтр в MS EXCEL. Расширенный фильтр в Excel: как сделать и как им пользоваться Что такое фильтр в экселе

Иногда при работе с большой базой данных возникает необходимость отобрать информацию по определенному критерию (например, показать только тех людей, которые родились в 1980 году). Для выполнения задач подобного рода используется фильтр в Excel.

Видео по фильтрации и сортировке данных в Excel

Виды фильтров в Excel

Фильтрация — это выбор необходимых данных из списка для последующей работы с ними. Результатом этой процедуры будут определенные строки, которые подходят под критерии отбора. Остальные записи временно скрываются и не используются до тех пор, пока пользователь не отключит фильтр. С отобранными данными можно выполнять стандартные действия: редактирование, форматирование, печать, построение графиков, диаграмм и т.д.

Всего в Экселе есть 2 способа фильтрации: автофильтр и расширенный фильтр. Запустить их можно через панель меню, щелкнув «Данные — Фильтр». С помощью первого варианта осуществляется быстрый отбор необходимой информации с простыми критериями поиска. В режиме автофильтра заглавная строка таблицы в каждой колонке будет содержать кнопку со стрелочкой, кликнув на которую можно указать критерии для отбора. Для каждого столбца можно установить свои настройки. В данном режиме можно установить следующие параметры:

Чтобы удалить фильтр из одной колонки, нужно кликнуть в перечне элементов на пункт «Все». Если нужно отменить его для всей таблицы, необходимо выбрать в панели меню пункты «Данные — Фильтр — Отобразить все». Удаление автофильтра осуществляется так же, как и его запуск.

Расширенный фильтр

Пример создания расширенного фильтра — необходимо задать диапазон исходных данных, фильтров и диапазон, куда помещаются отфильтрованные данные

Второй вариант фильтрации предоставляет пользователю больше возможностей для отбора необходимых данных.Чтобы запустить расширенную опцию, необходимо создать копию заголовков таблицы (т.е. просто скопировать шапку). Это будет диапазон условий. Затем надо заполнить этот диапазон критериями отбора. Но тут важно придерживаться правил: если нужно, чтобы значения отбирались по двум параметрам (к примеру, фамилия студента и оценка), то условия записываются в одну строку; если же критерии будут отбираться в режиме «ИЛИ» (марка машины или объем двигателя), тогда они записываются в разные строки.

Допустим, есть таблица с 2 колонками — наименование товара и количество. Всего товаров 3 — бананы, апельсины, мандарины, а количество — 10, 20 и 15 штук соответственно. После того как будет скопирована шапка, можно создать условие, например, показать товары, количество которых меньше или равно 15. То есть под скопированной шапкой в колонке «Кол-во» надо написать <=15. Затем надо запустить расширенный фильтр, указать исходный диапазон (исходная таблица), диапазон условий (таблица, где указано «кол-во <=15») и нажать «ОК». Исходная таблица изменится: теперь тут будут отображены только бананы (10 штук) и мандарины (15 штук).

Таким образом, принцип работы фильтрации должен быть понятен. Этим способом можно отбирать любые элементы из базы данных, насколько большой она бы ни была. Такая процедура поможет упростить работу пользователя с большими объемами данных.

Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.

Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
2. Критерии выбора данных – на виду.
3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.



Как сделать расширенный фильтр в Excel

Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:

В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel

Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.

Заполняем меню расширенного фильтра:

Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:

Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.

Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.

Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» - значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.

Применим инструмент «Расширенный фильтр»:

Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.

Основные правила:

1. Результат формулы – это критерий отбора.
2. Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
3. Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
4. Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.

Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.

Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).

В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.

Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».

Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.

Расширенный фильтр потому так и называется, что обладает расширенными и действительно безграничными и уникальными по сравнению с автофильтром возможностями. Продолжая знакомство с инструментами MS Excel для работы с таблицами баз данных, в этой статье...

Мы подробно рассмотрим работу расширенного фильтра. Как и автофильтр, расширенный фильтр в Excel предназначен для скрытия части информации от взора пользователя с целью облегчения восприятия оставшейся части или для вывода на печать только выбранных записей базы данных.

Расширенным фильтром можно отфильтровать в таблице всё, что угодно!!! Пределом возможностей этого инструмента является только фантазия пользователя!

Вы читаете четвертый пост в цикле статей о создании баз данных в MS Excel и организации обработки информации.

О том, как , можно прочесть в предыдущих статьях цикла.

Фильтр №2 – расширенный фильтр!

Для начала работы необходимо создать над базой данных еще одну таблицу, в которой будем указывать данные, являющиеся критериями отбора расширенного фильтра. (Иногда удобнее такую таблицу разместить на новом листе.)

Помните, при создании примера базы данных, сверху над таблицей мы оставили несколько пустых строк, сказав, что они понадобятся позже при анализе данных? Это время наступило.

1. Открываем в MS Excel файл .

2. Создавая таблицу критериев отбора расширенного фильтра, рекомендую вначале действовать шаблонно, не задумываясь о задачах, которые предстоит решать. Копируем все заголовки столбцов-полей из ячеек A7…F7 в ячейки A1…F1 – заготовка для таблицы критериев готова! Можно приступать к основной работе.

Для стабильной и безошибочной работы фильтра между таблицей критериев отбора и таблицей базы данных обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка!

Продолжим изучать расширенный фильтр в Excel, решая практические задачи на примере работы с базой данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2».

Задача №5:

Показать информацию о выпуске балок по всем заказам за весь период.

1. Записываем параметр фильтрации – слово «балка» в столбце «Изделие» верхней таблицы критериев отбора.

2. Активируем («встаем мышью») любую ячейку внутри таблицы базы данных – это обеспечит автоматическое заполнение окошка «Исходный диапазон» в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр».

3. Включаем расширенный фильтр в Excel 2003 через главное меню программы. Выбираем: «Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр».

4. В выпавшем окне «Расширенный фильтр» заполняем окна так, как показано на снимке экрана, расположенном ниже этого текста.

Расширенный фильтр позволяет фильтровать список на месте, но может и скопировать результат фильтрации в другое, указанное пользователем место.

5. Результат работы расширенного фильтра – на следующем снимке экрана. Расширенный фильтр показал все записи базы данных, которые содержат слово «балка» в столбце «Изделие» — задача выполнена.

Регистр букв не влияет на результаты фильтрации!

Правила совместной «работы» нескольких условий отбора

Расширенный фильтр в Excel позволяет выполнить отбор по различным весьма сложным сочетаниям условий фильтрации. Можно задать несколько разных условий для нескольких столбцов, можно задать несколько условий для одного столбца или задать параметры отбора формулой – вариантов очень много!

Но главных правил — всего два! Все остальные случаи — различные сочетания этих двух правил.

1. Условия отбора, размещенные на одной строке в одном или нескольких разных столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать строки, для которых выполняются одновременно все без исключения эти условия. (Параметры отбора соединены логическими операторами «И».)

2. Условия отбора, размещенные на разных строках в одном или нескольких столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать все строки, для которых выполняется хотя бы одно из этих условий. (Параметры отбора соединены логическими операторами «ИЛИ».)

Проиллюстрируем примерами действие вышеуказанных правил, и покажем, как работает расширенный фильтр в Excel при решении сложных задач.

Так как последовательность действий пользователя при включении расширенного фильтра мы детально рассмотрели в предыдущем примере, то далее будут показаны только условия отбора и конечные результаты фильтрации.

Задача №6:

Отфильтровать информацию о пластинах массой менее 0,1 тонны по всей базе.

В результате работы расширенного фильтра показаны все пластины базы данных, имеющие массу менее 0,1 тонны (иллюстрация правила №1).

Задача №7:

Вывести информацию обо всех имеющихся в базе пластинах, а так же о прочих любых изделиях массой более 1 тонны.

Задача решена – показаны записи обо всех пластинах базы данных и обо всех изделиях тяжелее 1 тонны (иллюстрация правила №2).

Для отмены действия расширенного фильтра необходимо выполнить команду главного меню программы Excel «Данные» - «Фильтр» - «Отобразить все».

Обращаю внимание на необходимость внимательного контроля корректности указания исходного диапазона базы данных и диапазона таблицы условий в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр»!

В частности, в последнем примере необходимо указать: «Диапазон условий: $A$1:$ F $3 »!

Если в диапазоне условий или в вашей базе окажутся полностью пустые строки, то расширенный фильтр работать не будет!

Итоги.

При вводе условий поиска можно использовать общепринятые знаки подстановки и математические знаки:

• * — любое количество любых символов
• ? – один любой символ
• = — равно
• < — меньше
• > — больше
• <= — меньше или равно
• >= — больше или равно
• <> — не равно

Расширенный фильтр в Excel гибок и информативен при использовании. Критерии отбора всегда перед глазами пользователя в виде таблицы критериев отбора, что, несомненно, очень удобно.

Если записей очень много, а в реальных базах данных уникальных записей тысячи, то отфильтровывать нужные становится проблематично с помощью автофильтра, так как в выпадающем списке приходится пользоваться прокруткой. Расширенный фильтр лишен этого недостатка.

«Поковыряйтесь» самостоятельно в возможностях этого инструмента — он стоит того, чтобы в нем разобраться! Возросшая эффективность вашей работы многократно перекроет затраты времени потраченного на изучение!

Продолжение темы хранения и управления большими объемами информации — в следующих статьях цикла.

Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!

Уважаемые читатели, вопросы и замечания пишите в комментариях внизу страницы.

Фильтрация данных в Excel позволит отобразить ту информацию, которая интересует пользователя в конкретный момент. Она значительно упрощает процесс работы с большими таблицами. Вы сможете контролировать как данные, которые будут отображаться в столбце, так и те, что исключены из списка.

Как добавить

Если Вы оформляли информацию через вкладку «Вставка» – «Таблица» , или вкладка «Главная» – «Форматировать как таблицу» , то в ней возможность фильтрации будет включена по умолчанию. Отображается нужная кнопка в виде стрелочки, которая расположена в верхней ячейке с правой стороны.

Если Вы просто заполнили блоки данными, а затем отформатировали их в виде таблицы – фильтр нужно включить. Для этого выделите весь диапазон ячеек, включая строку с заголовками, так как нужная нам кнопочка будет добавлена в верхний рядок. А вот если выделить блоки начиная с ячейки с данными, то первый рядок не будет относиться к фильтруемой информации. Затем перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Фильтр» .

В примере кнопка со стрелочкой находится в заголовках, и это правильно – будут фильтроваться все данные, расположенные ниже.

Если Вас интересует вопрос, как сделать таблицу в Эксель , перейдите по ссылке и прочтите статью по данной теме.

Как работает

Теперь давайте рассмотрим, как работает фильтр в Эксель. Для примера воспользуемся следующими данными. У нас есть три столбца: «Название продукта» , «Категория» и «Цена» , к ним будем применять различные фильтры.

Нажмите стрелочку в верхней ячейке нужного столбика. Здесь Вы увидите список неповторяющихся данных из всех ячеек, расположенных в данном столбце. Напротив каждого значения будут стоять галочки. Снимите галочки с тех значений, которые нужно исключить из списка.

Например, оставим в «Категории» только фрукты. Снимаем галочку в поле «овощ» и нажимаем «ОК» .

Для тех столбцов таблицы, к которым применен фильтр, в верхней ячейке появится соответствующий значок.

Как удалить

Если Вам нужно удалить фильтр данных в Excel, нажмите в ячейке на соответствующий значок и выберите из меню «Удалить фильтр с (название столбца)» .

Отфильтровать информацию в Excel можно различными способами. Различают текстовые и числовые фильтры. Применяются они соответственно, если в ячейках столбца записан либо текст, либо числа.

Использование фильтра

Числовой

Применим «Числовой…» к столбцу «Цена» . Кликаем на кнопку в верхней ячейке и выбираем соответствующий пункт из меню. Из выпадающего списка можно выбрать условие, которое нужно применить к данным. Например, отобразим все товары, цена которых ниже «25» . Выбираем «меньше».

В соответствующем поле вписываем нужное значение. Для фильтрации можно применять несколько условий, используя логическое «И» и «ИЛИ» . При использовании «И» – должны соблюдаться оба условия, при использовании «ИЛИ» – одно из заданных. Например, можно задать: «меньше» – «25» – «И» – «больше» – «55» . Таким образом, мы исключим товары, цена которых находится в диапазоне от 25 до 55.

В примере у меня получилось так. Здесь отображены все данные с «Ценой» ниже 25.

Текстовый

«Текстовый фильтр» в таблице примера, можно применить к столбику «Название продукта» . Нажимаем на кнопочку со стрелкой вверху и выбираем из меню одноименный пункт. В открывшемся выпадающем списке, для примера используем «начинается с» .

Оставим в таблице продукты, которые начинаются с «ка» . В следующем окне, в поле пишем: «ка*» . Нажимаем «ОК» .

«*» в слове, заменяет последовательность знаков. Например, если задать условие «содержит» – «с*л» , останутся слова: стол, стул, сокол и так далее. «?» заменит любой знак. Например, «б?тон» – батон, бутон, бетон. Если нужно оставить слова, состоящие из 5 букв, напишите «?????» .

Вот так я оставила нужные «Названия продуктов» .

По цвету ячейки

Фильтр можно настроить по цвету текста или по цвету ячейки.

Сделаем «Фильтр по цвету» ячейки для столбика «Название продукта» . Кликаем по кнопочке со стрелкой и выбираем из меню одноименный пункт. Выберем красный цвет.

В результате остались только продукты красного цвета, а точнее все ячейки, которые залиты выбранным цветом.

По цвету текста

Теперь в используемом примере отображены только фрукты красного цвета.

Если Вы хотите, чтобы были видны все ячейки таблицы, но сначала шла красная, потом зеленая, синяя и так далее, воспользуйтесь сортировкой в Excel . Перейдя по ссылке, Вы сможете прочесть статью по теме.

Microsoft Excel — это повсеместно распространенный и удобный инструмент для работы с электронными таблицами.

Широкие функциональнее возможности делают эту программу второй по популярности после MS Word среди всех офисных программ.

Используют её экономисты, бухгалтера, ученые, студенты и представители других профессий, которым необходимо обрабатывать математические данные.

Одной из самых удобных функций в этой программе является фильтрация данных. Рассмотрим, как настроить и использовать MS excel фильтры.

Где в Excel фильтры — их виды

Найти фильтры в этой программе легко — нужно открыть главное меню или просто зажать клавиши Ctrl+Shift+L.

Основные функции фильтрации в Excel:

• отбор по цвету: дает возможность отсортировать данные по цвету шрифта или заливки,
• текстовые фильтры в excel: позволяют задать те или иные условия для строк, например: меньше, больше, равно, не равно и другие, а также задать логические условия — и, или,
• числовые фильтры: отсортировывают по числовым условиям, например, ниже среднего, первые 10 и другие,
• ручной: отбор можно выполнять по выбранным самостоятельно критериям.

Пользоваться ими несложно. Необходимо выделить таблицу и выбрать в меню раздел с фильтрами, а затем уточнить, по какому критерию будет проводиться отсев данных.

Как использовать расширенный фильтр в Excel — как его настроить

У стандартного фильтра есть существенный недостаток — чтобы вспомнить, какие именно критерии отбора использованы, нужно открывать меню. И тем более это вызывает неудобства, когда задан не один критерий. С этой точки зрения более удобен расширенный фильтр, который отображается отдельной таблицей над данными.

ВИДЕО ИНСТРУКЦИЯ

Порядок настройки:

1. Создать таблицу с данными для дальнейшей работы с ней. В ней не должно быть пустых строк.
2. Создать таблицу с условиями отбора.
3. Запустить расширенный фильтр.

Рассмотрим пример настройки.
У нас есть таблица со столбцами Товар, Количество и Цена.

К примеру, нужно отсортировать строки, названия товаров которых начинаются со слова «Гвозди» Под это условие попадают несколько строк.

Таблица с условиями разместится в ячейках А1:А2. Важно указать название столбца, где будет происходить отбор (ячейка А1) и само слово для отбора – Гвозди (ячейка А2).

Удобнее всего располагать ее над данными или же сбоку. Под ней тоже не запрещено, но не всегда удобно, так как периодически может возникать необходимость добавлять дополнительные строки. Отступите хотя бы одну пустую строку между двумя таблицами.

Затем необходимо:

1. выделить любую из ячеек,
2. открыть «Расширенный фильтр» по пути: Данные – Сортировка и фильтр – Дополнительно,
3. проверить, что задано в поле «Исходный диапазон» — туда должна попасть вся таблица с информацией,
4. в «Диапазоне условий» необходимо задать значения ячеек с условием отбора, в данном примере это диапазон А1:А2.

После клика по кнопке «ОК» произойдет отбор нужной информации, и в таблице появятся только строки с нужным словом, в нашем случае это «Гвозди». Номера оставшихся строк окрасятся в синий цвет. Для отмены заданного фильтра достаточно нажать клавиши CTRL+SHIFT+L.

Также легко настроить отбор по строкам, содержащим точно слово «Гвозди» без учета регистра. В диапазоне В1:В2 разместим колонку с новым критерием отбора, не забыв указать заголовок столбца, в котором будет выполняться отсев. В ячейке В2 необходимо указать следующую формулу =»=Гвозди».

• выделить любую из ячеек таблицы,
• открыть «Расширенный фильтр»,
• проверить, что в «Исходный диапазон» попала вся таблица с данными,
• в «Диапазоне условий» указать В1:В2.

После нажатия «ОК» произойдет отсев данных.

Это самые простые примеры работы с фильтрами в excel . В расширенном варианте удобно задавать и другие условия для отбора, например, отсев с параметром «ИЛИ», отсев с параметром «Гвозди» и значением в столбце «Количество» >40.

Информацию в таблице можно фильтровать по столбцам – одному или нескольким. Рассмотрим на примере таблицы со столбцами «Город», «Месяц» и «Продажи».

Пример 1

Если необходимо отсеять данные по столбцу с названиями городов в алфавитном порядке, нужно выделить любую из ячеек этого столбца, открыть «Сортировку» и «Фильтр» и выбрать параметр «АЯ». В результате информация отобразится с учетом первой буквы в названии города.

Для получения информации по обратному принципу нужно воспользоваться параметром «ЯА».

Пример 2

Необходим отсев информации по месяцам, а также город с большим объемом продаж должен стоять в таблице выше города с меньшим объемом продаж. Для решения задачи требуется в «Сортировке и фильтре» выбрать параметр «Сортировка». В появившемся окне с настройками уточнить «Сортировать по» — «Месяц».

Далее нужно добавить второй уровень сортировки. Для этого нужно выбрать в «Сортировке» — «Добавить уровень» и указать столбец «Продажи». В колонке настроек «Порядок» указать «По убыванию». После нажатия «ОК» произойдет отбор данных по заданным параметрам.

ВИДЕО ИНСТРУКЦИЯ

Почему могут не работать фильтры в Excel

В работе с таким инструментом, как фильтры у пользователей часто возникают сложности. Обычно они связаны с нарушением правил использования тех или иных настроек.

Проблема с фильтром по дате – одна из самых популярных. Возникает после выгрузки данных из учетной системы в виде массива. При попытке фильтрации строк по столбцу, содержащему даты, отсев происходит не по дате, а по тексту.

Решение проблемы:

1. выделить столбец с датами,
2. открыть вкладку Excel в главном меню,
3. выбрать кнопку «Ячейки», в выпадающем списке выбрать параметр «Преобразовать текст в дату».

К популярным ошибкам пользователей при работе с данной программой также стоит отнести:

• отсутствие заголовков у столбцов (без них не будут работать фильтрация, сортировка, а также целый ряд других важных параметров),
• наличие пустых строк и столбцов в таблице с данными (это сбивает систему сортировки, Excel воспринимает информацию как две разные независимые друг от друга таблицы),
• размещение на одной странице нескольких таблиц (удобнее располагать каждую таблицу на отдельном листе),
• размещение в нескольких столбцах данных одного типа,
• размещение данных на нескольких листах, например, по месяцам или годам (объем работы можно сразу умножать на количество листов с информацией).

И еще одна критическая ошибка, не позволяющая в полной мере использовать возможности Excel – это применение нелицензионного продукта.

Гарантировать его правильную работу нельзя, к тому же ошибки будут появляться постоянно. Если вы нацелены использовать данный инструмент обработки математических сведений на постоянной основе, приобретите полноценную версию программы.